Применение редактора Excel в практике работы районного отделения бюро судебно-медицинской экспертизы

Актуальность. Очень часто лаборантам и судебно-медицинским экспертам приходится работать с большим количеством информации, содержащейся на бумажных носителях. С целью упрощения работы с архивными материалами нами предлагается использование табличного редактора Excel.

Задачи и цели исследования. Создание унифицированной системы поиска архивной информации с использованием редактора Excel.

Результаты исследования и их обсуждение. Таблицы появились в персональном компьютере едва ли не раньше, чем текст. Ничего удивительного, ведь компьютер создавался прежде всего как «вычислитель», а не как заменитель печатной машинки. И именно редакторы электронных таблиц ходили в лидерах программного рынка на заре компьютерной эры. В настоящее время табличный редактор Excel, разработанный корпорацией Microsoft, входящий в состав пакета Microsoft Offise, является одним из самых популярных программных продуктов, дает возможность его применения в различных отраслях науки, в том числе и в медицине [1]. Распространение редактора объясняется широкими функциональными возможностями программы и вместе с этим простотой в использовании (удобным интерфейсом, возможностью быстрого ввода и обработки данных, наглядностью представления информации и т.д.). По количеству возможностей, скрытым и открытым функциям и кругу решаемых задач Excel опережает Word, не говоря уже об остальных программах. Работа с Word предусматривает единое пространство рабочего стола, а Excel, рассчитанный на работу не только с цифрами, но и с другими типами данных, устроен совершенно иначе: рабочее поле поделено вертикальными и горизонтальными линиями на прямоугольные ячейки [3]. Объединённые по вертикали ячейки составляют столбцы, а по горизонтали – строки. Образуемая таблица составляет рабочий лист. Листы, в свою очередь, можно объединять в книги. Для того чтобы можно было исследовать большие объёмы данных на листах, Excel 2010 поддерживает листы до одного миллиона строк и шестнадцати тысяч столбцов. Строки пронумерованы целыми числами, а столбцы обозначены буквами латинского алфавита. Каждую из ячеек можно заполнить разными типами данных (текстом, численными да нными и даже графикой). Объѐм информации, которую можно внести в клетки рабочего поля (ячейки), не ограничен видимой площадью. Столбцы и строки обладают способностью растягиваться. В каждую ячейку можно внести до 32 767 символов в любом формате [2]. Одна из самых интересных особенностей Excel заключается в возможности автоматизировать процесс заполнения ячеек систематизированными данными. Зачастую в таблицах первый столбец называется «номер по порядку» и, соответственно, содержит порядковые номера, начиная с «1», а отчётные документы – название месяца, номер квартала и др. Для заполнения столбца порядковыми номерами необходимо заполнить две первые ячейки столбца и выделить их; затем «зацепить» курсором квадратик в правом нижнем углу последней заполненной ячейки (маркер заполнения) и протянуть его вниз на необходимое количество строк. Программа распознаёт заданную последовательность и автоматически заполняет все ячейки правильными значениями.

В практике отдела судебно-медицинской экспертизы трупов Крымского республиканского учреждения «Бюро судебно-медицинской экспертизы» (далее – Бюро) имеют место ситуации, когда работники правоохранительных органов обращаются в наш адрес с запросами на предоставление той или иной информации, требующей кропотливой работы с архивными регистрационными журналами, отнимающей у исполнителя огромное количество рабочего времени. Особенно трудно работать с бумажным архивом при подготовке ответов о возможном поступлении в морг отделения трупов лиц, пропавших без вести за последние 10–20 лет.

Ведение документации отделения и хранение этой информации на бумажных носителях предусмотрено действующими правилами и инструкциями Приказа МЗ Украины № 6 от 17.01.1995 года «О развитии и усовершенствовании судебно-медицинской службы Украины» (пп. 3.1, 3.8 Инструкции о проведении судебно-медицинской экспертизы, пп. 1.13, 1.14, 1.15, 1.16, 1.25, 1.34 Правил проведения судебно-медицинской экспертизы трупов в Бюро СМЭ) [4].

Мы работаем уже в XXI веке. Компьютерные технологии достигли определённых вершин своего развития и нами решено было применить их небольшую часть в практической работе районного отделения судебно медицинской экспертизы. Для выполнения поставленной задачи была проведена оцифровка огромного объёма информации путём создания необходимого количества ячеек с помощью редактора Excel и внесения в них соответствующих данных (рис. 1). Вся информация была получена из «Журнала регистрации трупов в судебно -медицинском морге» (дело № 17-13, согласно действующей в «Бюро» номенклатуры), «Журнала регистрации носильных вещей, вещественных доказательств, ценностей и документов в судебно-медицинском морге» (дело № 17-14), а также из «Актов судебно-медицинского исследования трупа» и «Заключений эксперта» (дело № 17-08).

Рис. 1. Фрагмент предлагаемой таблицы

Документы отделения, выполненные с 1988 по 2000 год включительно, в установленном порядке передавались в архив Бюро, где они хранятся согласно нормативной документации на протяжении 25 лет. В связи с острой нехваткой необходимых площадей архива в нашей центральной базе с 2001 года по настоящее время выполненная документация хранится на смонтированных для этого металлических стеллажах, в специально отведенном помещении Керченского отделения Бюро. На создание электронной базы данных нами было затрачено порядка полугода. Этот труд, как показывает практика, не остался невостребованным и значительно сократил срок исполнения исходящей документации. С недавних пор эксперты и лаборанты нашего отделения значительно экономят время работы с архивными документами, так как поиск указанных в запросах фамилии и инициалов больше не осуществляется путѐм перелистывания алфавитных указателей и регистрационных журналов, а занимает лишь время на их набор в поисковом окне.

Редактор Excel можно с успехом использовать и при составлении годовых отчётов в тех отделах и отделениях, где не используются соответствующие компьютерные программы. В нашем Бюро для подсчёта цифровых показателей в рамках годового отчёта с 2012 года применяется программа «Специализированное программное обеспечение Report Year, версия 2.0», разработанная начальником Бюро, заслуженным врачом АР Крым Морозовым И.С., заместителем начальника Бюро Иванченко Е.Д., врачом судебно-медицинским экспертом отдела экспертизы трупов Бюро Аджи-Алимовым Р.Р., при непосредственном участии математика-программиста Выборного В.Г.

Выводы. Предлагаем использовать нашу идею использования реактора Excel в повседневной работе структурных подразделений бюро судебномедицинской экспертизы. Кроме того, будем рады принять к сведению любые полезные комментарии и рецензии по возможному усовершенствованию предлагаемой методики.

Список литературы:

1. Леонтьев, В. П. Новейший самоучитель. Компьютер + Интернет. – М.: ОЛМА Медиа Групп, 2011. – 640 с.
2. Долженков, В. А. Microsoft Office Excel 2010. Наиболее полное руководство. – СПб.: БХВ-Петербург, 2013.
3. Корниенко, М. М. Информатика. Электронные таблицы Excel. – Б. м.: Ранок, 2011.
4. О развитии и усовершенствовании судебно-медицинской службы Украины: приказ МЗ Украины № 6 от 17.01.1995 года