Использование «MS Access» для сбора, систематизации и анализа информации, касающейся функционирования бюро судебно-медицинской экспертизы

Вероятней всего, в большинстве бюро СМЭ Российской федерации организационно-методические отделы находят свои пути решения проблемы обработки информации, поступающей из морга и амбулатории, упрощения и ускорения составления годового отчета. Мы допускаем, что развитие рынка IT-услуг позволяется создавать более "продвинутые" программные продукты, чем предлагаемые нами принципы использования стандартного приложения Microsoft, но мы также осознаем, что хроническая нехватка финансирования судебно-медицинской службы не всегда позволяет пользоваться услугами компаний, разрабатывающих программное обеспечение.

"Microsoft Access" приложение, входящее в стандартный набор "Microsoft Office" любых редакций и представляет собой программу, позволяющую создавать и обслуживать базы данных. Основной принцип функционирования, который использован нами при разработке базы данных, был принцип унифицированной структуры базы данных, используемой во всех отделениях бюро судебно-медицинской экспертизы Ростовской области. Иными словами, содержание и последовательность столбцов базы данных были идентичны во всех подразделениях. Грубо говоря, электронные базы по структуре были практически полностью приведены в соответствие со структурой используемых стандартных журналов, используемых в бюро СМЭ и утвержденных приказом МЗ СССР №1030 от 04.10.80 Приводим два скриншота, которые демонстрируют структуру базы данных по работе морга.

Как вы видите, наименование столбцов ничем не отличается от граф "бумажных" журналов регистрации. Следует сказать несколько слов о форматах полей столбцов. Формат поля позволяет определять структуризацию базы данных по типу заносимых записей. Т.е. определяя формат поля, вы, как бы, стандартизируете его для дальнейших манипуляций с ним (преимущественно программных). Формат данных используемых нами довольно-таки ограничен. Поле может быть числовым, текстовым, логическим, в формате дата/время. Например, поля "№акта", "Возраст", "Сроки проведения исследования" являются числовыми, поля "ФИО трупа", "Откуда и кем направлен", "Нозология" - текстовыми, поля "Направление", "Постановление", "Гистология", "Химия", "Биохимия", "Физикотехника", "Алкоголь" - логическими, поля, связанные с фиксацией даты поступления, вскрытия трупа, сдачи заключения или акта являются данными в формате дата/время. Форматизация базы данных имеет определенное прикладное значение и с точки зрения отслеживания ошибок занесения данных лаборантами и регистраторами: компьютер не позволит заносить ошибочные данные в форматизированные поля. Например, при попытке в текстовое поле занести данные числового формата и наоборот система выдаст предупреждение и заблокирует ввод. Логические поля являются полями бинарного формата. т.е. позволяющие введения данных только в виде "ДА" или "НЕТ" (простановка "галочки" или оставление этого поля без заполнения)

Представленная ниже электронная таблица, отражающая работу судебно-медицинской амбулатории, также практически ничем не отличатся от повседневно используемых журналов регистрации свидетельствуемых.

Также как и в базе данных, касающихся трупов, все поля имеют свой формат.

После того, как мы познакомились со структурой баз данных, несколько слов надо сказать о правилах ее заполнения. Мы прекрасно понимали, что такие поля как "нозология" в базе данных по трупам и "вид травмы" в базе по живым лицам могут иметь в каждом отделении свое содержание, которое будет настолько различаться друг от друга по структуре и написанию, что после объединения баз данных всех отделений список нозологии и вида травмы будет слишком большим, что затруднит обработку данных, содержащихся в этих полях. Перед нами стала задача унификации данных, заносимых в эти поля. За основу был взяты данные полей стандартного годового отчета (учетная форма №42) Были сформированы списки, включающие нозологические формы травм и заболеваний, видов травмирования.

Приводим таблицы, отражающие эти списки.

После того как была решена проблема унификации записей по полям, оставалась проблема правильного заполнения полей из этих таблиц. В системе "Microsoft Access" предусмотрен очень удобный механизм заполнения базы данных - это формы. Формы представляют собой гибкий инструмент создания различных интерфейсных вариантов ведения баз данных. Для удобства пользователей формы могут иметь различный вид: вид бланка, таблицы, диаграммы, сводной таблицы. Но наиболее значимой для нас явилась способность автозаполнения полей, используя списки. Иными словами, при заполнении полей, связанных со списками они могут автоматически выбирать запись, в зависимости от последовательности набора слова. Например, при попытке регистратора набрать в поле "нозология" букву "К" система предлагается список из слов, начинающихся на эту букву. При последующем наборе, например "КА" система предлагает уже укороченный список из записей "каннабиноиды" и "кардиопатии" и т.д. Система предлагает ввод слова как из списка, так и автозаполнение при введении с клавиатуры. Использование форм резко сократило количество ошибок заполнения полей, что существенно облегчает жизнь составителям годового отчета. Ведь количество записей после объединения баз данных может доходить до десятков тысяч.

Подготовка годового, а также квартальных отчетов (для тех бюро, где используется такая форма сбора информации) сводится к использованию закладки "Запросы". На приведенном ниже скриншоте виден список стандартных запросов. Однако, в "Microsoft Access" предусмотрен механизм создания запросов любой формы. Для подготовки отчета достаточно использование запроса "повторяющиеся записи" В приведенных ниже скриншотах мы демонстрируем вывод информации, которая используется для заполнения таблиц отчетных форм

Так выглядит запрос по трупам из конструктора. т.е. "ручного" варианта создания запроса

А так выглядит готовый запрос

Как видно из данной таблицы записи из поля "нозология" приведены в соответствии с их повторяемостью (графа "повтор" - это количество записей той или иной патологии или травмы), а также скоррелированы с количеством повторов в полях, отражающих учет постановлений, направлений, количества случаев с выявленным алкоголем и использованием гистологического метода исследования. Сходство с соответствующей таблицей из годового отчета несколько отдаленное, но весьма конгруэнтно ей. Понятно, что для окончательного оформления таблицы отчета по трупам нужна работа организационно-методического отдела, но она заметно облегчена.
Для подготовки отчета по освидетельствованию живых лиц мы используем такие варианты составления запроса.

Механизм запросов позволяет также выводит корреляции между различными полями, например, между полями "пол" и "возраст" для формирования соответствующей строки отчета по судебно-медицинской амбулатории, касающейся определения половых состояний и преступлений.

Как видно из приведенных примеров использование системы "Microsoft Access" значительно облегчает составление годового или квартальных отчетов. Но данная система имеет более широкое значение для функционирования отделений бюро СМЭ. Дело в том, что при регулярном использовании ее, а именно, своевременном занесении записей в электронные таблицы значительно облегчается работа медицинских регистраторов: облегчается поиск по различным полям (фамилия трупа или потерпевшего), №акта, фамилия эксперта, отслеживание сроков сдачи экспертиз и исследований и т.п. В отделениях, активно использующих данную систему медицинские регистраторы отказались от использования так называемых "алфавиток" именно из-за гибкой и удобной системы поиска и фильтрации данных. Для пояснения удобства использования "Microsoft Access" следует сказать, что в Ростовской судебно-медицинской амбулатории в регистратуре отказались от ведения регистрационного журнала. Данный журнал был замещен сшивом распечаток базы данных, но при этом было создана особая форма с дополнительными полями (поле для внесения данных о получателях заключений и актов и их росписи)

В заключении хотелось бы еще раз отметить, что представляемая система не претендует на оригинальность и совершенство. Вероятней всего, имеются некие готовые программные решения, которые отличаются более совершенной функциональностью и производительностью. Однако, данная система в силу своей финансовой доступности и относительной простоты в эксплуатации может стать незаменимых инструментом сбора и обработки информации в бюро СМЭ.

Заместитель начальника
по ОМР Бюро СМЭ
Ростовской области
Яковлев А.В.